I pro e i contro di un sistema TMS
Nell'ambito della catena di approvvigionamento, il trasporto merci ha sempre rappresentato un passaggio caratterizzato da costi significativi e un notevole dispendio in termini di tempo. Di fatto, con l'espandersi della globalizzazione e la costante crescita dell'e-commerce, una gestione del trasporto affidabile ed efficiente assume sempre maggiore importanza nel garantire il successo delle aziende di logistica.
Un metodo per assicurare la massima affidabilità operativa all'interno della supply chain è di sicuro rappresentato dall'utilizzo di un sistema di gestione del trasporto (TMS, Transportation Management System). La soluzione TMS facilita considerevolmente i numerosi processi che accompagnano la gestione delle operazioni di trasporto: ricerca risorse e approvvigionamento, gestione della rete di trasportatori, pianificazione ed esecuzione, programmazione banchina, gestione tariffe, processo di revisione, pagamento, monitoraggio delle performance e valutazione finale. I sistemi TMS possono tuttavia rivelarsi costosi. Inoltre, a seconda dello specifico modello di business dell'azienda, determinate soluzioni TMS potrebbero a volte non integrarsi perfettamente nel flusso di lavoro.
Esamineremo pertanto, qui di seguito, alcuni dei vantaggi e delle sfide associati all'integrazione di un sistema TMS nella gestione della catena di approvvigionamento.
I pro
APPROVVIGIONAMENTO INTELLIGENTE
Il TMS ottimizza il processo di approvvigionamento in relazione ai trasportatori, definendo gli schemi di trasporto più efficienti riguardo a determinati parametri. Attraverso l'assegnazione delle necessarie priorità a parametri quali costo, numero di soste, percentuale di consegne puntuali, ecc., il TMS automatizza il processo di approvvigionamento rivisitando le spedizioni precedenti, in modo da assegnare con rapidità ed efficacia i carichi simili ai trasportatori più appropriati.
VALUTAZIONE E CONSOLIDAMENTO DELLA RETE
Un'attenta gestione della rete di trasportatori offre notevoli opportunità in termini di efficienza e risparmio sui costi, in particolar modo attraverso il consolidamento delle spedizioni. Un TMS valuta tutte le spedizioni programmate e, applicando il metodo più utile e veloce per ridurre i costi, organizza le spedizioni con i trasportatori in modo che il consolidamento del carico risulti massimizzato in ogni lotto.
PIANIFICAZIONE OTTIMIZZATA E PERFETTA VISIBILITÀ DELL'ESECUZIONE
Il sistema TMS basa la pianificazione e l'esecuzione del trasporto sulla presa in esame di vari scenari di percorso. I percorsi vengono quindi ottimizzati in base a determinati elementi: effettiva velocità di percorrenza, dati sul traffico, costi del carburante e limitazioni modali. Tutto questo favorisce consegne del carico puntuali ed efficienti in termini di costi.
Inoltre, il TMS consente il monitoraggio e il tracciamento in tempo reale del carico; invia utili avvisi per comunicare eventuali ritardi imprevisti, specificandone le cause. Ciò garantisce la massima visibilità a tutte le parti interessate, consentendo complessivamente una migliore pianificazione e una comunicazione più efficiente.
PROGRAMMAZIONE BANCHINA BEN ALLINEATA
Con una pianificazione e un'esecuzione del trasporto improntate a una maggiore prevedibilità si ottiene una maggiore efficienza a livello di programmazione delle banchine. Grazie al sistema TMS è possibile ottimizzare l'allineamento delle consegne con la programmazione della banchina. in modo da ridurre i tempi di attesa e garantire un trasporto di qualità dal punto A al punto B.
CALCOLO DELLA TARIFFA DI TRASPORTO
La gestione delle tariffe rappresenta un fattore chiave per tutte le parti coinvolte nel processo di trasporto. Per i fornitori di servizi logistici, il TMS calcola il costo di una consegna in base a una serie di variabili. I report così ottenuti facilitano scelte più efficienti in termini di costi a livello di pianificazione ed esecuzione del trasporto.
FUNZIONI DI CONTABILITÀ
Un sistema TMS protegge i processi di pagamento e revisione contabile dall'inevitabile errore umano. Il TMS consente di ottenere un livello di efficienza più elevato, relativamente alla riconciliazione delle fatture con le spedizioni, o alla revisione contabile delle fatture di trasporto. Permette inoltre di creare report personalizzati, per analizzare le eventuali discrepanze tra le tariffe applicate e le fatture finali: si risparmia quindi tempo e si evitano costi inutili.
INFORMAZIONI APPROFONDITE ED ELABORAZIONE REPORT
La creazione di un database centralizzato, affidabile e aggiornato riguardo alle attività passate e future, può di fatto costituire il maggior vantaggio garantito da un TMS. Il monitoraggio e la valutazione attraverso un sistema TMS offrono informazioni approfondite su cosa sta funzionando e cosa si può migliorare. Questo consente di massimizzare i risparmi, garantendo al contempo la soddisfazione del cliente.
Le sfide
COSTI
L'uso tradizionale di un sistema TMS richiedeva finora l'impiego di hardware a livello di server back-end, l'assunzione di programmatori o personale IT e il pagamento di oneri per le licenze software. Simili necessità rendevano difficile giustificare le somme da spendere, in quanto sarebbero occorsi anni per ottenere il ritorno sull’investimento. Al giorno d'oggi, i sistemi basati su cloud rendono superflui investimenti così costosi. Tuttavia, determinate aziende possono beneficiare in misura maggiore o minore dei diversi modelli TMS attualmente esistenti. Quindi, le società devono innanzitutto valutare attentamente i loro modelli attuali, prima di decidersi per l'acquisto dell'opzione che presenta il costo operativo più basso.
INTEGRAZIONE
L'integrazione di un sistema TMS nel flusso di lavoro aziendale richiederà un'adeguata formazione del personale, per garantirne un utilizzo corretto. Sebbene sia un processo standard, un simile cambiamento può spesso estendersi abbastanza da modificare sensibilmente la cultura aziendale, in particolare per quanto riguarda le forze di vendita e approvvigionamento. Inoltre, la decisione in merito alla soluzione TMS più appropriata richiede di per sé, una buona dose di accortezza: le soluzioni TMS di nicchia offrono maggiori opportunità a livello di personalizzazione, mentre i sistemi TMS per l'impiego generale possono richiedere un monitoraggio più attento.
IL VERDETTO
Un TMS opportunamente scelto, e implementato, si traduce in un enorme vantaggio per le aziende. Il fatto di rendere agevole ogni fase del processo di trasporto nell'ambito della catena di approvvigionamento consente di risparmiare tempo e denaro, riducendo al tempo stesso le possibilità di errore a livello di elaborazione dei report. A tutto questo si aggiunge una pianificazione molto più chiara ed efficiente. Il TMS rappresenta quindi un valido investimento. La scelta del sistema TMS da implementare dipende in gran parte dall'effettiva struttura dell'azienda.