TMS: Voor- en nadelen

Vrachtvervoer is altijd al een dure en tijdrovende activiteit in de toeleveringsketen geweest. Door de toenemende globalisering en de groei van e-commerce wordt betrouwbaar en efficiënt transportmanagement echter steeds belangrijker om als logistiek bedrijf succes te hebben.

Eén methode om voor betrouwbaar vervoer binnen de toeleveringsketen te zorgen, is het gebruik van een transportmanagementsysteem (TMS). Een TMS maakt de vele transportmanagementprocessen makkelijker, zoals sourcing en inkoop, beheer van het vervoerdersnetwerk, planning en uitvoering, laad- en lostijden, beheer van het vrachttarief, audits, betalingen, en opvolging en evaluatie van de prestaties. Maar TMS-systemen kunnen duur zijn en afhankelijk van het huidige bedrijfsmodel van uw onderneming is het mogelijk dat bepaalde TMS-systemen niet altijd naadloos integreren in uw workflow.

Laten we eens enkele voordelen en nadelen bekijken van de integratie van een TMS in uw beheer van de toeleveringsketen.

Voordelen

Slimme inkoop

Een TMS optimaliseert de procedure van aanbesteding bij vervoerders door de meest efficiënte vervoersschema’s te bepalen ten opzichte van de gegeven parameters. Door parameters zoals kosten, het aantal haltes, het aantal tijdige leveringen, enz. als prioriteit te stellen, automatiseert een TMS het inkoopproces terwijl het vorige zendingen analyseert om snel en vakkundig soortgelijke ladingen te koppelen aan de juiste vervoerders.

Netwerkbeoordeling en consolidatie

Zorgvuldig beheer van uw vervoerdersnetwerk biedt kansen wat betreft efficiëntie en kostenbesparingen, met name door middel van de consolidatie van zendingen. Een TMS evalueert alle geplande zendingen en ordent zendingen bij vervoerders zodanig’ dat de ladingsconsolidatie in loten zo groot mogelijk is; de enige en snelste manier om verzendkosten te beperken.

Geoptimaliseerde planning en zichtbare uitvoering

Met een TMS is planning en uitvoering van het vervoer mogelijk op basis van onderzoek naar verschillende routescenario’s. Vervoersroutes worden als zodanig geoptimaliseerd in overeenstemming met gegevens zoals wegsnelheden, verkeersgegevens, brandstofkosten en modale beperkingen, waardoor een tijdige en kostenbesparende levering van de vracht wordt bevorderd.

Bovendien kunnen er, met een TMS voor realtime tracking & tracing van vrachtvervoer, waarschuwingen worden verstuurd om onvoorziene vertragingen en de oorzaken ervan te melden. Dit zorgt voor zichtbaarheid voor alle belanghebbenden en maakt een betere algemene planning en communicatie mogelijk.

Op elkaar afgestemde laad- en lostijden

Een meer voorspelbare planning en uitvoering van het vervoer gaat gepaard met een grotere efficiëntie in de laad- en lostijden. Door het gebruik van een TMS kunnen leveringen met laad- en lostijden beter op elkaar worden afgestemd om de wachttijd te reduceren en daardoor kwalitatief vervoer van A naar B te verzekeren.

Schatting van het vrachttarief

Het beheer van vrachttarieven is een belangrijke factor voor alle belanghebbenden die betrokken zijn bij het vervoersproces. Voor logistieke dienstverleners berekent een TMS de kosten van een levering gebaseerd op een aantal variabelen. Deze rapporten maken het ten slotte makkelijker om meer kostenbesparende keuzes te maken in de planning en uitvoering van het vervoer.

Boekhoudfunctie

Een TMS beschermt de audit- en betalingsprocedures tegen onvermijdelijke menselijke fouten. Met een TMS verloopt niet alleen het afstemmen van facturen op zendingen of het controleren van vrachtfacturen efficiënter, maar er kunnen ook aangepaste rapporten worden opgesteld om tegenstrijdigheden in tarieven en eindfacturen te analyseren, zodat er tijd wordt bespaard en onnodige kosten worden vermeden.

Inzichten & rapportage

Het opzetten van een gecentraliseerde, betrouwbare, up-to-date databank van vroegere en toekomstige activiteiten is misschien wel het grootste voordeel van een TMS. Opvolgen en evalueren door middel van een TMS biedt een grondig inzicht in wat werkt en wat kan worden verbeterd, om zo veel mogelijk te besparen en tegelijk de klant tevreden te stellen.

Nadelen

 Kosten

Het traditionele gebruik van een TMS ging gepaard met de behoefte aan back-end serverhardware, het inhuren van programmeurs of IT-personeel en prijzige softwarelicenties. Deze benodigdheden maakten het moeilijk om een investering te rechtvaardigen, want het kon jaren duren voordat de investering rendement zou opleveren. Vandaag maken cloudgebaseerde systemen deze dure investeringen overbodig. Toch halen sommige bedrijven min of meer voordeel uit verschillende TMS-modellen. Daarom moeten ze eerst hun huidige modellen zorgvuldig evalueren voordat ze de optie kiezen met de laagste operationele kosten.

Integratie

Een TMS in uw workflow integreren, vereist dat uw personeel wordt opgeleid om het correct te gebruiken. Hoewel het standaard is, kan deze verandering vaak zo groot zijn dat ze een wijziging teweegbrengt in de bedrijfscultuur, vooral als sales- en inkooppersoneel getroffen wordt. Bovendien moet, om de juiste TMS-oplossing te kiezen, worden vooruitgedacht omdat niche-TMS-oplossingen meer ruimte voor aanpassingen geven, terwijl TMS-oplossingen voor algemene toepassingen meer opvolging kunnen vereisen.

Het verdict

Een goed gekozen en geïmplementeerd TMS leidt tot een enorm voordeel voor bedrijven. Door het vervoersonderdeel van de toeleveringsketen te vergemakkelijken, wordt niet alleen tijd en geld bespaard, maar worden ook fouten in de rapportage beperkt en wordt de planning duidelijker. Kortom, een TMS is een waardevolle investering, en de vraag welk TMS u moet implementeren, is voornamelijk afhankelijk van de huidige structuur van een bedrijf.